lncentive & Meetings Manager (m/w/d)

Vorgesetzte/r: Clubdirektion (CD)

Zielsetzung der Stelle:
• für Angebotserstellung, Reservierung, Durchführung und Betreuung aller ab 10 Personen, Incentives und Tagungen im Club mit dem Ziel der Umsatz - in diesem Geschäftsfeld
• eines regionalen und überregionalen Netzwerkes zur langfristigen Kundenbindung
• der Qualitätsstandards gemäß den Richtlinien des Handbuches
• neuer, außergewöhnlicher Programme
• aller relevanter Informationen entsprechend den Richtlinien des
• der Gästezufriedenheit im Gruppen - Veranstaltungsbereich
• der Synergien zwischen Gruppen - Individualgeschäft
• der Nutzung von Saisonrandzeiten insbesondere durch Exklusivvermietungen

Aufgaben - und Verantwortungsbereich:
• Beantwortung aller Gruppenanfragen innerhalb von 24 Stunden
  o für I&M Hannover, TUI-Gruppenreisen und Direktkunden in Abstimmung mit FOM und Reservierung
  o bei fehlender Vakanz ist ein Ausweichtermin anzubieten
• Angebotserarbeitung für Direktkund/innen unter Berücksichtigung der Vorgaben hinsichtlich Preises, Angebotsinhalt, Beherbergungsvertrag und CI
• Aktives Verkaufen von Incentiveprogrammen, Rahmenprogrammen, Tagungsräumen etc.
• Dokumentation der Angebote, Optionen und Festbuchungen
• Sicherstellen und dokumentieren aller gebuchten Leistungen wie Tagungsräume, Technik, Service, Rahmen - und Incentiveprogramme, F&B-Leistungen mit den Fachabteilungen im Club oder externen Fremdunternehmen
• Zeitnahe Anpassung der gewünschten Leistungsänderungen der Gruppen vor Anreise
• Erstellung und Pflege der Ablaufpläne (Function Sheets) für die jeweiligen Gruppen sowie zeitgerechte Weiterleitung an die jeweiligen Fachabteilungen und Direktion
• Persönliche Betreuung von „Großkunden“ bei der Vorreise sowie Erstellung eines Ergebnisprotokolls innerhalb von 7 Tagen nach Ende der Vorreise für den Kunden
• Persönliche Begrüßung der Gruppenleitung und der Gruppe bei Ankunft bzw. bei Beginn der Veranstaltung, ebenso persönliche Verabschiedung
• Tägliche Kontrolle der einzelnen Leistungen (gemäß Ablaufplan/Function-Sheet) sowie Umsetzen individueller Serviceleitungen (VIP-Handling, Geburtstage etc.)
• Sicherstellung der Umsetzung von neu auftretenden Gästewünschen bzw. sofortige Abhilfe bei Leistungsstörungen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen und Vorgesetztem/r
• von Berichten und Stellungnahmen bei auftretenden Reklamationen innerhalb von 3 Tagen, weiterleiten der Berichte an Vorgesetzte/n und Kundenservice Hannover TUI Buchungen) und I&M HAJ
• Endabrechnung aller Leistungen bis spätestens 7 Tage nach Abreise, in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und I&M HAJ
• Monatsaktuelle Dokumentation aller Gruppenumsätze
• Entwicklung neuer Incentiveprogramme in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Fremdunternehmen
• Update und Aktualisierung aller Gruppeninformationen (Programme, Service, Preise) lt. Vorgabe (1x jährlich an den Clubbetreuer)
• Pflicht Teilnahme an der jährlichen I&M Qualifizierung oder mind. 14-tägige Hospitation bei I&M in Hannover
• Sicherstellen einer kompetenten Vertretungsregelung bei eigener Abwesenheit
• Integration in das Gesamtteam durch Kooperation und Mitarbeit mit anderen Abteilungen
• Durchführung der ROBINlife Gastgeberaufgaben, z.B.:
  o Teilnahme am An - und Abreiseservice für die Gäste
  o Durchführung von Kochaktivitäten
  o Einbindung in das abendliche Show - und Abendprogramm