Incentive & Meetings Mitarbeiter (m/w/d)

Vorgesetzte/r: Incentive & Meetings Management

Zielsetzung der Stelle:
• Angebotserstellung, Reservierung, Durchführung und Betreuung aller Gruppen ab 10 Personen, Incentives und Tagungen im Club mit dem Ziel der Umsatz - und Ertragssteigerung in diesem Geschäftsfeld in Zusammenarbeit mit Vorgesetztem/r
• Unterstützung beim Aufbau eines regionalen und überregionalen Netzwerkes zur langfristigen Kundenbindung
• Einhaltung der Qualitätsstandards gemäß den Richtlinien des Handbuches
• Entwicklung neuer, außergewöhnlicher Programme in Abstimmung mit Vorgesetztem/r
• Dokumentation aller relevanter Informationen entsprechend den Richtlinien des Handbuches
• Stärkung der Gästezufriedenheit im Gruppen - und Veranstaltungsbereich
• Nutzung der Synergien zwischen Gruppen - und Individualgeschäft
• Ausbau der Nutzung von Saisonrandzeiten insbesondere durch Exklusivvermietungen

Aufgaben - und Verantwortungsbereich:
• Beantwortung aller Gruppenanfragen innerhalb von 24 Stunden für I&M Hannover, TUI -Gruppenreisen und Direktkund/innen in Abstimmung mit FOM und Reservierung. Bei fehlender Vakanz ist ein Ausweichtermin anzubieten
• Angebotserarbeitung für Direktkund/innen unter Berücksichtigung der Vorgaben hinsichtlich Preises , Angebotsinhalt, Beherbergungsvertrag und CI
• Aktives Verkaufen von Incentiveprogrammen, Rahmenprogrammen, Tagungsräumen etc. Dokumentation der Angebote, Optionen und Festbuchungen
• Sicherstellen und dokumentieren aller gebuchten Leistungen wie Tagungsräume, Technik,Service, Rahmen - und Incentiveprogramme, F&B-Leistungen mit den Fachabteilungen im Club oder externen Fremdunternehmen. Zeitnahe Anpassung der gewünschten Leistungsänderungen der Gruppen vor Anreise
• Erstellung und Pflege der Ablaufpläne für die jeweiligen Gruppen sowie zeitgerechte Weiterleitung an die jeweiligen Fachabteilungen und Direktion
• Persönliche Begrüßung der Gruppenleitung und der Gruppe bei Ankunft bzw. bei Beginn der Veranstaltung. Ebenso persönliche Verabschiedung
• Tägliche Kontrolle der einzelnen Leistungen (gemäß Ablaufplan) sowie Umsetzen individueller Serviceleitungen (VIP-Handling, Geburtstage etc. )
• Sicherstellung der Umsetzung von neu auftretenden Gästewünschen bzw. sofortige Abhilfe bei Leistungsstörungen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen und Vorgesetztem/r
• Erstellung von Berichten und Stellungnahmen bei auftretenden Reklamationen innerhalb von 3 Tagen. Weiterleiten der Berichte an Vorgesetzte/n und Kundenservice Hannover (bei TUI Buchungen) und I&M HAJ
• aller Leistungen bis 7 Tage nach Abreise, in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und I&M HAJ
• Monatsaktuelle Dokumentation aller Gruppenumsätze
• Update und Aktualisierung aller Gruppeninformationen lt. Vorgabe
• Integration in das Gesamtteam durch Kooperation und Mitarbeit mit anderen Abteilungen
• Durchführung der ROBINlife Gastgeberaufgaben, z.B.:
  • Teilnahme am An- und Abreiseservice für die Gäste
  • Durchführung von Kochaktivitäten
  • Einbindung in das abendliche Show- und Abendprogramm