Verwaltungsmitarbeiter/in - Office Manager

Sofortiger Eintritt · Vollzeit · Präsenzstelle

Palma de Mallorca

Steuerkanzlei / Immobilienanwälte

Vollzeit

Deutsch + Spanisch zwingend erforderlich

Englisch ist von Vorteil

Wir suchen eine Person mit Freude an administrativer Arbeit, die organisiert, strukturiert, ordentlich, proaktiv ist und über sehr gute Deutschkenntnisse, vorzugsweise auf muttersprachlichem Niveau, sowie über gute Spanischkenntnisse verfügt, um unser Team zu verstärken.

Die Stelle umfasst Aufgaben in verschiedenen Abteilungen, nämlich im steuerlichen, juristischen, abrechnungstechnischen und allgemeinen administrativen Bereich. Dadurch handelt es sich um eine dynamische und abwechslungsreiche Position mit sehr guten Entwicklungsperspektiven.

VERANTWORTUNGSBEREICHE

Betreuung von Kunden und Lieferanten

Kaufmännische Betreuung und Vertrieb

Rechnungsstellung sowie Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben

Erstellung von Steuererklärungen

Übersetzung von Verträgen und Unterstützung von Kunden bei verschiedenen Investitionstransaktionen

Ausführung regelmäßiger Aufgaben im digitalen Marketing

Pflege und Organisation des Büros

Organisation der Agenda und der Termine

Steuerabteilung – Nichtresidenten

Erstellung des Modells 210 (IRNR) mit A3Ren

Erstellung des Modells 714 (Vermögensteuer) mit A3Ren

Prüfung des elektronischen Postfachs bei öffentlichen Verwaltungen

Kommunikation mit Mandanten über ausstehende Steuern

Abwicklung von Steuerzahlungen und Lastschriftverfahren

Rechtsabteilung

Übersetzung von Verträgen, Anzahlungsverträgen und notariellen Urkunden ins Deutsche

Übersetzung von Mitteilungen öffentlicher Behörden

Mündliches Dolmetschen in Besprechungen mit Mandanten

Vorbereitung von Unterlagen für die Gründung von Gesellschaften

Dokumentenmanagement bei Immobilienkaufverträgen und Vollmachten

Abrechnungsabteilung

Rechnungsstellung 

Erstellung und Verwaltung monatlicher Lastschriftläufe

Kontrolle und Erfassung von Einnahmen und Ausgaben

Überweisungen, Onlinezahlungen und Beantragung von NRCs

Mandantenbetreuung

Korrespondenz mit Mandanten per E Mail

Telefonische Betreuung sowie Betreuung über WhatsApp

Kaufmännische Betreuung zur Mandantenbindung

Koordination mit Dienstleistern, Notariaten und sonstigen Dritten

ALLGEMEINE ADMINISTRATIVE TÄTIGKEITEN

Ablage und Organisation von Dokumenten

Organisation von Agenda und Terminen

Verwaltung von Interessenten und CRM

Unternehmensblog und monatlicher Newsletter

Einkauf von Bürobedarf und Material

Kaufmännische und unterstützende Tätigkeiten

GESUCHTES PROFIL

Deutsch auf muttersprachlichem oder zweisprachigem Niveau, zwingend erforderlich für Übersetzungen und die Betreuung internationaler Mandanten

Fließendes Spanisch in Wort und Schrift. Englisch oder weitere Sprachen sind sehr willkommen

Berufserfahrung in einer Steuerkanzlei, in der Verwaltung, in einer Anwaltskanzlei oder im Immobilienbereich

Technologische oder digitale Fähigkeiten. Kenntnisse in A3Ges, A3Ren, Biloop und CRM Tools sind von Vorteil

Kaufmännisches Geschick und Empathie

Organisierte und selbstständige Person mit Mandantenorientierung, die in der Lage ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu steuern

Grundkenntnisse im Steuerrecht für Nichtresidenten sowie bei Verfahren mit öffentlichen Verwaltungen sind von Vorteil

WIR BIETEN

Abwechslungsreiche und strukturierte Arbeit in einem technologischen Umfeld, das sich ständig weiterentwickelt und aktualisiert

Ein etabliertes Team mit sehr gutem Arbeitsklima und hohem Anspruch an Exzellenz

Eine progressive und sehr wettbewerbsfähige Vergütung

Arbeitszeiten von 8.30 Uhr bis 17.00 Uhr und freitags von 8.30 Uhr bis 15.00 Uhr